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智慧档案
科创未来,智汇档案

beat365智慧档案依托电子票证管理标准和规范,基于人工智能、物联网、区块链、大数据等多种新技术能力,实现发票、合同、银行回单等不同文件的采集、归档和档案管理的“三位一体”的全生命周期管理,建立企业统一的档案管理系统和档案信息资源共享平台,结合智能硬件终端设备,实现档案的归档自动化、保管电子化、利用网络化以及实物档案的智能化

业务处理全流程无纸化

从源头入手,将档案管理活动向前延伸至档案的形成阶段,确保归档数据的真实、准确、完整,归档过程建立档案数据间的有机联系,构建多源异构数据的自动汇聚归档,实现线上数据的一体化管理,加速推进无纸化办公。

数字技术加持升级智慧化

通过统一身份认证配合区块链、数字签名、数字水印、PDF固化等技术手段,全方位提升电子档案安全,运用大数据、知识图谱等技术,实现档案数据自动聚类,可满足不同业务场景的精准化数字档案管理需求。基于OCR+NLP等技术,构建一站式档案利用服务平台,促进档案向知识服务的转变,实现档案管理的全面智慧升级

线下管理无人自动

引入智能制造、物联网、人工智能等技术,结合票据交收设备、装盒设备、AGV机器人、智能密集架、智能档案盒等软硬一体化的应用,实现实物档案从交收、装盒、归档全过程的无人自动化管理,并与线上电子档案对接匹配,强化一体化管理。

应用价值
提质增效
助力企业管理智能化
提质增效
助力企业管理智能化
组卷效率提升
以30张凭证组成一卷为例,进行对比:
新模式
约节省12分钟

在beat365智慧档案处理模式下,电子数据无需打印,数据天然关联

传统模式

内容需要把业务单据、记账凭证、电子文件打印形成纸质文件,并与其他纸质原始凭证进行匹配排序,装订成册,整个过程 约需要15分钟

组卷效率提升
新模式
效率提升5-6倍

采用智能密集架后,100平方米的档案室管理只需要0.5人/天即可

传统模式
约节省12分钟

传统实物档案管理模式下,100平方米的档案室管理须配备 3个工作人员

在新的管理模式下,可以节约纸质、油墨、档案柜及库房等资源。
以某单位为例:

每年可节约55万张纸

2019年的凭证数量为11万份平均每份凭证需打印5张A4纸

每年可节约1个档案柜

每张A4纸的厚度约为0.104MM,凭证资料量放在一起的厚度约为57.2米

应用案例
某互联网公司智慧档案系统建设加速推动内部流程整合和业务变革

本项目的建设实现电子财务域数据全量收集、检索、借阅、鉴定、移交、盘点、销毁等,实现全生命周期管理,对少部分来自外部单位的纸质载体进行统一智能化保管,通过线上线下匹配对应,建立电子档案和线下实体档案的关联,实现线下实体档案的准确查找、精确定位,同时结合“十防"环控系统,确保线下实体档案长期、安全保存与利用需求。

该互联网公司智慧档案系统建设加速推动公司内部流程整合和业务变革,提升了自动化、智能化水平,使财务工作逐步朝着“联接、互动、智能、洞察”的方向发展。通过全域数据采集,及业务环节构建的天然数据关联,保持了档案的原貌与全貌,并构建起网络型、立体型的知识图谱。

某供电公司智慧档案项目通过国家档案局试点验收

2021年1月,该供电公司的会计档案电子化试点建设工作通过了国家 档案局验收。作为国家级试点单位之一,该供电公司开展的智慧档案项目为打造“五位一体”的档案资源服务体系增添了浓墨重彩的一笔,也为其他业务系统接入到档案管理系统提供了示范实践。通过统一数据标准,精简业务流程,提升财务对业务的服务能力,实现了经济业务全过程电子化管理和财务数据异地共享。同时,经过该供电公司的成功试点应用,为所属的某大型集团各级单位后期全面上线应用提供了宝贵的经验。

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